Responsabilités de l’employeur

Échéancier – Quelles sont les principales échéances prévues par la nouvelle loi fédérale sur l’équité salariale?

De la première à la troisième année – Jeter les bases et élaborer un plan d’équité salariale

La Loi sur l’équité salariale exige que les employeurs établissent et affichent un plan d’équité salariale dans un délai de trois ans.

Pour ce faire, un employeur devra prendre les mesures suivantes:

• Afficher un avis d’ici le 1er novembre 2021 dans le milieu de travail pour faire connaître à son effectif le processus d'équité salariale. Veuillez trouver des gabarits d'avis sur l'équité salariale à l'intention des employés.
• Constituer un comité d'équité salariale (il peut s’agir d’une obligation dépendant de la taille de l’entreprise et de la présence d’un syndicat).
• Établir un plan d'équité salariale 
  • Identifier les catégories d'emploi dans le milieu de travail (c'est-à-dire les postes qui ont des points semblables);
  • Déterminer quelles catégories d'emploi sont communément occupées par des femmes et lesquelles sont communément occupées par des hommes;
  • Établir la valeur du travail fait dans chacune des catégories d'emploi;
  • Calculer la rémunération – exprimée en dollars par heure – associée à chaque catégorie d'emploi;
  • Identifier tout écart de rémunération entre les emplois de valeur égale.
• Afficher l’ébauche du plan d’équité salariale et un avis informant l’effectif de son droit de fournir des commentaires sur l'ébauche du plan.
• L’effectif a droit à 60 jours pour fournir, par écrit, des commentaires sur le plan.
• À la troisième année, afficher la version définitive du plan d'équité salariale et l'avis concernant les augmentations de la rémunération.

À partir de la troisième année – Augmentation de la rémunération des employés

Après avoir affiché la version définitive du plan d’équité salariale, l’employeur doit corriger les écarts salariaux. Cette correction passe par l'augmentation de la rémunération des employés qui ne reçoivent pas un salaire égal pour un travail de valeur égale.

Ces augmentations de rémunération doivent être entièrement payées le jour après l'affichage de la version définitive du plan; toutefois, l’employeur pourrait être autorisé à échelonner le versement de ces augmentations (voir ci-dessous).

Échelonnement du versement des augmentations

Si le montant total des augmentations à verser par l’employeur représente plus de 1 % de sa masse salariale pour l'année, l'employeur peut choisir d’échelonner leur versement sur quelques années. Le calendrier de versement des augmentations dépendra du nombre d’employés.

• Les employeurs qui comptent de 10 à 99 employés qui satisfont aux critères de versement doivent échelonner les augmentations sur une période maximale de cinq ans après avoir affiché leur plan.
• Les employeurs comptant au moins 100 employés et qui satisfont aux critères de versement doivent échelonner les augmentations sur une période maximale de trois ans après avoir affiché leur plan.

Chacune des augmentations annuelles payées par l’employeur doit représenter au moins 1 % de sa masse salariale pour l’année précédant l’affichage du plan.

Après la troisième année – Soumission de votre déclaration annuelle

La soumission de votre déclaration annuelle est requise après la période de trois ans allouée au développement et à l’affichage de votre plan d’équité salariale.

Cinq ans après l’affichage du plan – Mise à jour de votre plan d’équité salariale

Tous les employeurs doivent mettre à jour leur plan d’équité salariale tous les cinq ans.

Qu’est-ce qu’un décompte des employés et comment l’effectuer?

Dans la Loi, la définition d'un « employé » inclut :

• les employés occupant ou non un poste de gestion, ce qui comprend généralement les cadres et les chefs de la direction;
• les employés syndiqués et non syndiqués;
• les employés à temps plein et à temps partiel;
• les employés permanents, occasionnels et temporaires;
• les entrepreneurs dépendants;
• les employés qui exercent des activités sous réglementation fédérale en tant que membre d’une unité distincte pour un employeur provincial;
• les travailleurs en congé de longue durée (par ex. les congés de maladie, congés de maternité).

Cela signifie que, dans les milieux de travail du secteur privé sous réglementation fédérale, tous les employés doivent être inclus dans le calcul du nombre d'employés, même ceux qui font partie d’une entente de détachement, qui travaillent à titre occasionnel ou par l'intermédiaire d’une agence de recrutement, qui sont des cadres ou qui sont en congé de longue durée.

Cela signifie que dans les milieux de travail du secteur public sous réglementation fédérale, les employés qui doivent être inclus dans le calcul du nombre d'employés sont ceux nommés à des postes de fonctionnaires en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou d’autres lois applicables régissant les nominations dans la fonction publique fédérale.

Pour plus d'information, veuillez consulter les Interprétations, politiques et lignes directrices sur la définition d'un employé.

En quoi consiste un calcul du nombre d’employés?

On calcule le nombre d’employés en fonction du nombre moyen d’employés travaillant pour un employeur au cours d’une année donnée – ou « année de référence ». Le calcul du nombre d’employés détermine si un employeur est soumis aux exigences de la Loi, et à compter de quelle date.

En ce qui concerne le calcul du nombre d’employés, la Loi fait une distinction entre l’exercice financier et l’année civile.

Employeurs du secteur public – Exercice financier

Les employeurs du secteur public doivent calculer le nombre moyen de leurs employés au cours de l’exercice financier précédent du 1er avril au 31 mars. Si le nombre moyen d’employés au cours d’un exercice financier donné passe à au moins 10, l’employeur sera soumis à la Loi le 1er avril de l’exercice suivant.

• 1er avril 2020
  • Année de référence 1 - L'employeur X compte une moyenne de 8 employés entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.
  • L'employeur X n'est pas assujetti à la Loi lors de son entrée en vigueur.
• 1er avril 2021
  • Année de référence 2 - L'employeur X compte en moyenne 14 employés entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022.
  • L'employeur X est assujetti à la Loi à partir du 1er avril 2022.
• Entrée en vigueur de la loi - 31 août 2021

Employeurs du secteur privé – Année civile

Les employeurs du secteur privé doivent faire le décompte du nombre moyen de leurs employés au cours de l’année civile précédente – du 1er janvier au 31 décembre. Si le nombre moyen d’employés au cours d’une année civile donnée passe à au moins 10, l’employeur sera soumis à la loi le 1er janvier de l’année civile suivante.

• 1er janvier 2020
  • Année de référence 1 - L'employeur X compte une moyenne de 8 employés entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020.
  • L'employeur X n'est pas assujetti à la Loi lors de son entrée en vigueur.
• 1er janvier 2021
  • Année de référence 2 - L'employeur X compte en moyenne 14 employés entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2021.
  • L'employeur X est assujetti à la Loi à partir du 1er janvier 2022.
• Entrée en vigueur de la loi - 31 août 2021

Pouvez-vous me donner un exemple de la façon de calculer le nombre d’employés?

Méthode simple pour calculer le nombre de salariés à partir des documents de paie

• Examinez les documents de paie pour déterminer le nombre d’employés payés pendant chaque période de paie (généralement 26 par an);
• Ajustez le nombre d’employés sur les 26 périodes de paie en fonction de la définition d’employé selon la loi :
  • Retirez les employés dont les relations de travail sont exclues en vertu de la loi (étudiants travaillant dans le cadre d’un programme d’emploi pour étudiants, etc.); et
  • Incluez les employés qui peuvent être considérés comme des entrepreneurs dépendants en vertu de la loi.
• Calculez le nombre moyen d’employés pour l’année en :
  • Additionnant le nombre ajusté d’employés pour chacune des 26 périodes de paie; et
  • Divisant le nombre total ajusté d’employés par 26.

Le nombre d’employés doit-il être mis à jour?

Les employeurs assujettis à la Loi doivent mettre à jour le nombre d’employés dans le cadre de l’obligation de revoir et de mettre à jour leur programme d’équité salariale. Cela doit être fait au moins tous les cinq ans.

Si les employeurs apprennent que le nombre moyen de leurs employés est passé à moins de 10 pendant la mise à jour du nombre d’employés, ils sont toujours assujettis à la Loi et doivent mettre à jour leur plan d’équité salariale. Une fois qu’un employeur est assujetti à la Loi, il le reste.

Comment un groupe d’employeurs peut-il procéder à un décompte des employés?

Le processus pour calculer le nombre d’employés est en grande partie le même pour un groupe d’employeurs.

Un groupe d’employeurs doit déterminer le total de tous les employés de tous les employeurs qui font partie du groupe. C’est sur ce total, et sur la présence d’employés syndiqués, que le groupe d’employeurs se basera pour déterminer s’il doit créer un comité d’équité salariale pour élaborer son plan d’équité salariale.